Вчимося економити час грамотно

 І сьогодні актуальні слова відомого письменника про час, з яким краще дружити, ніж намагатися його обдурити. Зрозуміло, що банальне складання графіка або ведення ділового щоденника не навчить дисципліні. Багато людей живуть, крутяться як білка в колесі, так і не досягаючи бажаних результатів. Щоб приборкати час потрібно позбутися від надмірної ліні, нерішучості, страху брати на себе відповідальність.

Приручити час, вважають фахівці, не так складно, як це може здатися на перший погляд. У боротьбі з неефективною тратою часу нам допоможе тайм-менеджмент - наука про методи визначення пріоритетів та першочерговості тих чи інших справ.

Вік живи, вік учись!

Не потрібно вивчати якусь певну технологію організації часу. Швидше необхідно виробити індивідуальний підхід до технології, котра найбільш відповідає вашому характеру і роду занять. Система планування, створення якої приписують Бенджаміну Франкліну, є однією з найпопулярніших. Його система допомагає значно підвищити ефективність роботи - як за рахунок більш ефективного управління часом, так і за рахунок планування самої роботи. Принцип Франкліна простий, потрібно побудувати так звану «піраміду» із шести етапів (поверхів).

Перший етап полягає в складанні списку життєвих цінностей, які не повинні суперечити один одному. Для одних - це слава і високий соціальний статус, для інших - матеріальний достаток, а для третіх - благополучна сім'я.

Потім потрібно визначити головну мету, яка поєднує в собі всі життєві цінності з складеного на попередньому етапі списку. Це і буде другий поверх.

На третьому етапі складається генеральний план, в якому прописуються кроки, необхідні для досягнення поставленої мети.

Четвертий поверх піраміди - довгостроковий (на кілька років) проміжний план із зазначенням конкретних цілей і конкретних строків. Дуже важливо вказати, виконання якого пункту генерального плану сприяє досягнення даної конкретної мети.

П'ятий поверх - короткостроковий (від декількох тижнів до декількох місяців) план. Дивлячись на довгостроковий план, виникає питання: "Що потрібно зробити в найближчі тижні або місяці, щоб досягти тієї чи іншої мети?". Таким чином, пункти довгострокового плану розбиваються на більш конкретні повсякденні завдання.

Шостий - останній поверх піраміди - це план на день. Складається, посилаючись на короткостроковий план - дрібні завдання повністю вирішуються за один день, більші розбиваються на підзавдання.

Згадані плани не є постійними - навпаки, їх рекомендується регулярно переглядати: план на день, швидше за все, буде змінюватись кілька разів протягом дня. Плани короткострокові рекомендується переглядати кожні один-два тижні. Довгострокові плани повинні перевірятися не рідше одного разу на 4-6 місяців. Генеральний план слід переглядати раз на рік.

Плани на день фахівці рекомендують складати за системою Ейзенхауера. Усі завдання, згідно з цим принципом, поділяються на чотири групи, виходячи з їх важливості.

Група 1 - справи, які потрібно виконати обов'язково і в максимально короткі терміни

Група 2 - важливі справи, які повинні бути зроблені до конкретного терміну

Група 3 - термінові справи, їх часто плутають з важливими

Група 4 - це справи важливі- ні, термінові-ні. Від цієї групи можна відмовитися зовсім.

Для зручності кожну справу необхідно записувати на окремому листку. Для позначення пріоритетності будь-якої з груп можна використовувати стікери різних кольорів. А в щоденник заносите тільки ті події, які мають жорстку прив'язку до часу.

Крім планування

На наступному етапі тайм-менеджменту необхідно вступити в боротьбу з так званими "пожирачами часу". Виділяють близько двадцяти видів таких "пожирачів", але ми зупинимося лише на чотирьох найбільш небезпечних.

Особиста дезорганізація і відсутність самодисципліни. Це рівнозначні поняття. Впоратися з цим просто, тримайте стіл чистим, ведіть лист "що потрібно зробити", сортуйте завдання і т.п.

Нездатність сказати "ні". Намагатися говорити "ні" потрібно якомога частіше, у тому числі і своєму керівнику. Спочатку просто скажіть це слово, потім приведіть доводи, а на завершення запропонуйте альтернативу.

Відкладання. Якщо відкладаються важливі завдання, це циклічний процес, що повторюється з дня у день, ми втрачаємо повагу до себе, мучимося докорами сумління. Складні завдання у жодному разі не можна відкладати на кінець робочого дня, тижня або місяця. Починати потрібно в першій половині дня, коли ми ще не втомилися, повні сил, не завантажені поточними справами.

Вчитися не пізно

Програми з тайм-менеджменту в тренінгових компаніях мало чим відрізняються один від одного. У кожній з них вам будуть запропоновані ті чи інші способи самомотивації і організації часу. Середня тривалість таких програм - 24 години, тобто три дні. Вартість тренінгів коливається від 500 до 5000 гривень.

Замовляючи курс, не забудьте з `ясувати чи входить в цю суму ПДВ. У Києві дружити з часом обіцяють навчити близько 80 компаній, тому знайти підходящу складно.

Infomaneger, яка знаходиться в Києві на вул. М. Раскової, 11-А, офіс 301-315, пропонує тренінги з тайм-менеджменту "управління часом та делегування". Базовий тренінг, який знайомить з основними звичками високоефективних людей в області управління часом та делегування. Вартість такого тренінгу 4011 гривень. Тривалість програми: 2 дні (18 годин).

Компанія BTG, яка знаходиться в Києві на вулиці Молодогвардійська 7б, пропонує програму "Сучасні технології в управління часом". Тривалість програми: 3 дні (24 години). Вартість необхідно уточнювати.

Семінар "Тайм лайф", який проводиться в Києві, на бульварі Шевченка, 4, готель «Cанкт-Петербург», допоможе виробити звички, які допоможуть вам стати більш ефективним: персональне бачення, персональне лідерство, персональний менеджмент, міжособистісне лідерство,   самовідновлення. Вартість семініра - 750 гривень.

Ефективно використовуючи підібрану для себе технологію тайм-менеджменту, Ви будете працювати продуктивніше, а значить, перспектива залишитися на вулиці під час кризи вам не загрожує. До того ж з'явиться більше часу на відпочинок, друзів і родину.