Учимся экономить время грамотно

 И сегодня актуальны слова известного писателя о времени, с которым лучше дружить, нежели пытаться его обмануть. Понятно, что банальное составление графика или ведение делового дневника не научит дисциплине. Многие люди живут, крутясь как белка в колесе, так и не достигая желаемых результатов. Дабы укротить время нужно избавиться от чрезмерной лени, нерешительности, страха брать на себя ответственность.

Приручить время, считают специалисты, не так сложно, как это может показаться на первый взгляд. В борьбе с неэффективной тратой времени нам поможет тайм-менеджмент - наука о методах определения приоритетов и первоочередности тех или иных дел.

Век живи, век учись!

Не нужно изучать какую-то определенную технологию организации времени. Скорее необходимо выработать индивидуальный подход к технологии, наиболее соответствующей вашему характеру и роду занятий. Система планирования, создание которой приписывают Бенджамину Франклину, является одной из самых популярных. Его система помогает значительно повысить эффективность работы - как за счет более эффективного управления временем, так и за счет планирования самой работы. Принцип Франклина прост, нужно построить так называемую «пирамиду» из шести этапов (этажей).

Первый этап заключается в составлении списка жизненных ценностей, которые не должны противоречить друг другу. Для одних – это слава и высокий социальный статус, для других - материальный достаток, а для третьих – благополучная семья.

Затем нужно определить главную цель, которая совмещает в себе все жизненные ценности из составленного на предыдущем этапе списка. Это и будет второй этаж.

На третьем этапе составляется генеральный план, в котором прописываются шаги, необходимые для достижения поставленной цели.

Четвертый этаж пирамиды – долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Очень важно указать, выполнению какого пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели.

Пятый этаж – краткосрочный (от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долгосрочный план, возникает вопрос: "Что нужно сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или иной цели?". Таким образом, пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные повседневные задачи.

Шестой - последний этаж пирамиды - это план на день. Составляется, основываясь на краткосрочный план – мелкие задачи полностью решаются за один день, более крупные разбиваются на подзадачи.

Вышеописанные планы не являются постоянными – наоборот, их рекомендуется регулярно пересматривать: план на день, скорее всего, будет изменяться несколько раз в течение дня. Планы краткосрочные рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели. Долгосрочные планы должны проверяться не реже одного раза в 4-6 месяцев. Генеральный план следует пересматривать раз в год.

Планы на день специалисты рекомендуют составлять по системе Эйзенхауэра. Все задачи, согласно этому принципу, делятся на четыре группы, исходя из их важности.

Группа 1 - дела, которые нужно выполнить обязательно и в максимально короткие сроки

Группа 2 - важные дела, которые должны быть сделаны к конкретному сроку

Группа 3 - срочные дела, их часто путают с важными

Группа 4 - это дела ни важные, ни срочные. От этой группы можно отказаться вовсе.

Для удобства каждое дело необходимо записывать на отдельном листке. Для обозначения приоритетности какой-либо из групп можно использовать стикеры разных цветов. А в ежедневник заносите только те события, которые имеют жесткую привязку ко времени.

Помимо планирования

На следующем этапе тайм-менеджмента необходимо вступить в борьбу с так называемыми “пожирателями времени”. Выделяют около двадцати видов таких “пожирателей”, но мы остановимся лишь на четырех наиболее опасных.

Личная дезорганизация и отсутствие самодисциплины. Это равнозначные понятия. Справится с этим просто, держите стол чистым, ведите лист "что нужно сделать", сортируйте задачи и т.п.

Неспособность сказать "нет". Стараться говорить "нет" нужно как можно чаще, в том числе и своему руководителю. Сначала просто произнесите это слово, потом приведите доводы, а в завершение предложите альтернативу.

Откладывание. Если откладываются важные задачи, это цикличный процесс, повторяющийся изо дня в день, мы теряем уважение к себе, мучаемся угрызениями совести. Сложные задачи ни в коем случае нельзя откладывать на конец рабочего дня, недели или месяца. Начинать нужно в первой половине дня, когда мы еще не устали, полны сил, не загружены текущими делами.

Учиться не поздно

Программы по тайм-менеджменту в тренинговых компаниях мало чем отличаются друг от друга. В каждой из них вам будут предложены те или иные способы самомотивации и организации времени. Средняя продолжительность таких программ - 24 часа, то есть три дня. Стоимость тренингов колеблется от 500 до 5000 гривен.

Заказывая курс, не забудьте уточнить входит ли в эту сумму НДС. В Киеве дружить со временем обещают научить около 80 компаний, потому найти подходящую сложно.

Infomaneger, которая находится в Киеве на ул. М.Расковой, 11-А, офис 301-315, предлагает тренинги по тайм-менеджменту “управление временем и делегирование”. Базовый тренинг, который знакомит с основными привычками высокоэффективных людей в области управления временем и делегирования. Стоимость такого тренинга 4011 гривен. Продолжительность программы: 2 дня (18 часов).

Компания BTG, которая находится в Киеве на улице Молодогвардейская 7б, предлагает программу “Современные технологии в управления временем”. Продолжительность программы: 3 дня (24 часа). Стоимость необходимо уточнять.

Семинар“Тайм лайф”, который проводится в Киеве, на бульваре Шевченко, 4, отель «Cанкт-Петербург», поможет выработать привычки, которые помогут вам стать более эффективным: персональное видение, персональное лидерство, персональный менеджмент, межличностное лидерство, эмпатическое общение, творческое взаимоимодействие, самообновление. Стоимость семинира - 750 гривен.

Эффективно используя подобранную для себя технологию тайм-менеджмента, Вы будете работать плодотворнее, а значит, перспектива остаться на улице во время кризиса вам не грозит. К тому же появится больше времени на отдых, друзей и семью.